KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI ORGANISASI

JARINGAN KOMUNIKASI

FORMAL DAN INFORMAL

JARINGAN KOMUNIKASI FORMAL

Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesdan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu:

  1. “Downward communication” atau komunikasi kepada bawahan.

  2. “Upward communication” atau komunikasi kepada atasan.

  3. “Horizontal communication” atau komunikasi horizontal.

1. Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah merupakan arus komunikasi yang mengalir dari para atsan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah di gunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Menurut Lewis (1987) komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota orgfanisasi untuk mentesuaikan diri dengan perubahan.

  1. Tipe Komunikasi ke Bawah

Secara umum komunikasi ke bawah dapat di klasifikasikan atas lima tipe yaitu

1. Intruksi Tugas

Intruksi tugas/pekerjaan yaitu pesan yang di sampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin berpariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat Bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.

2. Rasional

Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objek organisasi. Kuantitas dan kualitas dari komunikasi rasional ditentukan olah filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.

3. Ideologi

Pesan mengenai ideology ini adalah merupakan perluasan daripesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi.

4. Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional.

5. Balikan

Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaanya. Salah satu bentuk saderhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaanya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaanya telah memuaskan.

Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi.

  1. Faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah

Arus komunikasi dari dari pada atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancer, tetapi dipengaruhi oleh berbagai factor antara lain sebagai berikut:

1. Keterbukaan

Kurnagnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan memyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah.

2. Kepercayaan pada pesan tulisan

Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik dari pada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle (1981) menunjukan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan. Jadi bukan hanya dalam bentuk tertulis saja, komunikasi tatap muka lebih disenangi oleh karyawan dari pada media cetak.

3.Pesan yang Berlebihan

Karena banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, bulletin, surat-surat pengumuman, majalah,

Dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan, Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya.

4. Timig

Toming atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. Tetapi apabila pesan yang dikirimkan tersebut tidak pada saat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan mempengaruhi kepada efektivitasnya.

5. Penyaringan

Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan beberapa factor diantaranya perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya pada supervisor. Menurut Mellinger, karyawan yang kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin memblok pesan supervisor.

  1. Penyempurnaan Komunikasi ke Bawah

Karena adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif. Davis (1976) memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut:

  1. Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan memcarikannya.

  2. Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.

  3. Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang sdapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang mempengaruhi mereka.

  4. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan.

  1. Metode Komunikasi ke Bawah

Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Pace (1989) mengemukakan empat klasifikasi metode untuk itu yaitu: metode lisan, tulisan, gambar, dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Untuk itu mana metode yang tepat digunakan oleh pimpinan ada criteria yang dapat digunakan seperti berikut ini : Ketersediaan, biaya, dampak, relevansi, respons, skil.

Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah sebagai berukut:

1. Metode Lisan

a. rapat, diskusi, seminar, konferensi

b. interviu

c. telepon

d. system intercom

e. kontak interpersonal

f. laporan lisan

g. ceramah

2. Metode Tulisan

a. surat

b. memo

c. telegram

d. majalah

e. surat kabar

f. deskripsi pekerjaan

g. panduan pelaksanaan pekerjaan

h. laporan tertulis

i. pedoman kebijaksanaan

3. Metode Gambar

a. grafik

b. poster

c. peta

d. film

e. slide

f. display

g. foto

2. Komunikasi ke Atas

Yang dimaksud komunikasi keatas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.Tujuan komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

a.Fungsi Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu, Menurut

Pace (1989) fungsinya adalah sebagai berikut:

  1. Supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi

  2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan

  3. Memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi

  4. Membolehkan, mendorong desas desusu muncul dan membiarkan supervisor mengetehuinya

  5. Supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan

  6. Membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan

b. Apa yang Seharusnya di Komunikasikan ke Atas

1. Apa yang dilakukan bawahan

2. Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan

3. Menawarkan saran-saran, ide-ide bagi organisasi

4. Menyatakan perasaanya mengenai pekerjaannya

c. Kesulitan mendapatkan Informasi ke Atas

1. Kecendrunan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dari pikirannya

2. Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik dengan

dengan masalah mereka

3. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan

4. Perasaan karyawan bahwa supervisor danm pimpinan tidak dapat menerima

dan merespon terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan.

d. Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi ke Atas

1. Digunakan olaeh pembuat keputusan pengelolaan apabila pesan itu

disampaikan tepat pada waktunya

2. Komunikasi ke atas yang bersifat positif lebih mungkin digunakan oleh

pembuat keputusan mengenai pengelolaaan dari pada komunikasi yang

negative.

3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima jika pesan itu mendukung

kebijaksanaan baru

4. Akan lebih efktif, jika komunikasi tiu langsuna kepada penerima yang

dapat berbuat mengenai hal itu

5. Akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intutif

bagi penerima.

e. Prisip-prinsip Komunikasi ke Atas

1. Harus direncanakan

2. Berlangsung terus menerus

3. Menggunakan saluran yang rutin

4. Menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari

level yang lebih rendah

  1. Memerlukan pendengar yang objektif

  2. Memerlukan pengambilan tindakan berespon terhadap masalah

  3. Menggunakan bermacam-macam media dan metode untuk memajukan arus informasi

3. Komunikasi Horizontal

Pertukaran pesan diantara dua orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi

a. Tujuan Komunikasi Horizontal

1. Mengkoordinasikan tugasw-tugas

2. Saling berbagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas

3. Memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada

di dalam tingkat yang sama

  1. Menyelesaikan konflik diantara anggota

  2. Menjamin pemahaman yang sama

  3. Mengembangkan sokongan interpersonal

JARINGAN KOMUNIKASI INFORMAL

Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi.

Hasil penelitian mengenai desas-desus (grapevine) menemukan beberapa atribut sebagai berikut:

  1. “Grapevine” sangat cepat. Pesan-pesan yang bersifat pribadi bebas mengalir kapan diingini oleh pengirimnya.

  2. “Grapevine” itu tepat. Berdasarkan hasil penelitian mengenai kebenaran atau ketepatan berita-berita yang disampaikan dalam jaringan komunikasi informal ini, Davis menyatakan 80-90% berita mengenai organisasi yang tidak controversial tepat.

  3. “Grapevine” membawa banyak informasi. Apakah pimpinan menyukai “Grapevine” atau tidak, kenyataannya grapevine tetap hidup dalam semua organisasi. Oleh karena itu pimpinan yang bijaksana membiarkannya tetap ada. Ambillah manfaatnya dan kenalilah keterbatasannya.

  4. “Grapevine” tersebar menurut rantaian kelompok. Misalnya apabila seorang anggota kelmpok mendapay berita tentang pribadi manager berita tersebut cepat disampiakan kepada anggota kelompoknya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: